Aide Team Cards

Connectez-vous sur www.lumacards.com/dashboard avec l'adresse e-mail de votre commande, puis ouvrez la rubrique Équipe. Ajoutez les collaborateurs un par un dans le bloc « Ajouter un collaborateur », ou d'un coup avec « Importer une liste » : téléchargez le modèle, remplissez une ligne par personne (au moins le prénom et le nom), puis importez le fichier CSV. Chaque profil est rattaché à l'une de vos cartes de réserve et il est en ligne aussitôt. Le logo, les couleurs et la langue des profils se règlent une fois pour toute l'équipe dans « Ma page ». Jusqu'à cinq collègues peuvent gérer l'équipe avec leur propre adresse : ajoutez-les dans Compte > Collègues.

Dans Équipe, cliquez sur Modifier en face du collaborateur, changez ses informations ou sa photo (PNG, JPG ou WebP, 1 Mo maximum) et enregistrez : sa carte affiche aussitôt le profil à jour, sans réimpression. Vous pouvez aussi lui transmettre son lien personnel avec « Copier le lien » ou « Envoyer par e-mail » : il met alors à jour lui-même sa fonction, son téléphone, son WhatsApp, son LinkedIn et sa photo, sans accès au reste de votre espace. Son nom, son e-mail et le site web restent gérés par vous. Si le lien a circulé, « Nouveau lien » désactive l'ancien.

Ajoutez-le dans Équipe : une carte de réserve lui est attribuée et son profil est en ligne immédiatement. Si le message « Plus de carte de réserve » s'affiche, commandez des cartes supplémentaires depuis Commander : Team Cards, Team Cards · cartes QR code ou Team Cards · profils seuls. Pour les cartes imprimées, vous recevez un bon à tirer gratuit par e-mail, puis l'expédition a lieu sous 6 à 8 jours ouvrés.

Dans Équipe, cliquez sur Retirer en face de son nom. Son profil est supprimé et sa carte affiche désormais la page de votre entreprise, avec les boutons prévus pour les cartes sans collaborateur (réglés dans « Ma page »). La carte redevient une carte de réserve, que vous pouvez attribuer à quelqu'un d'autre. Si le nom de l'ancien collaborateur est imprimé sur la carte, mieux vaut commander une nouvelle carte pour son successeur et couper l'ancienne dans « Mes cartes ».

Dans « Mes cartes », cliquez sur Couper sous sa carte : elle n'ouvre plus le profil et affiche « Ce lien n'est plus actif ». Le profil du collaborateur, lui, est conservé. Pour qu'il retrouve une carte active, cliquez sur Modifier dans Équipe et choisissez l'une de vos cartes de réserve dans le champ Carte. Si la carte perdue est retrouvée, cliquez sur Rallumer.

Sur iPhone, il faut approcher le haut du téléphone de la carte, écran déverrouillé ; sur les iPhone 7, 8 et X, ouvrir d'abord le lecteur de tags NFC depuis le Centre de contrôle. Sur Android, il faut approcher le milieu du dos du téléphone, avec le NFC activé dans les réglages ; une coque épaisse ou métallique peut gêner la lecture. Sans NFC, le QR code de la carte ouvre le même profil avec l'appareil photo. Avec les profils seuls, chaque profil a son QR code, à télécharger en SVG ou en PNG dans « Mes cartes ».

Dans Équipe, le bouton « Signature e-mail » en face de chaque collaborateur prépare un bloc avec ses coordonnées, le lien de sa carte et son QR code. Cliquez sur « Copier la signature » et collez-la dans les réglages de signature de votre messagerie (Outlook, Gmail, Apple Mail) ; le code HTML est aussi proposé pour les messageries qui le demandent. Dans « Mes cartes », chaque profil a son QR code à télécharger en SVG pour l'impression ou en PNG pour l'écran, à poser sur un badge, un stand ou une présentation.

Sur le profil, votre interlocuteur peut enregistrer la fiche contact dans son téléphone et laisser ses propres coordonnées. Celles-ci sont envoyées par e-mail au collaborateur, si son adresse figure dans son profil, et réunies dans Équipe, bloc « Coordonnées laissées par les visiteurs », d'où vous pouvez les télécharger (CSV) ou les supprimer. Vous restez responsable de l'usage de ces données, que Lumacards traite pour votre compte : supprimez celles dont vous n'avez plus besoin.

Dans Équipe, chaque collaborateur affiche le nombre de lectures de sa carte, au total et sur 30 jours, ainsi que la date de sa dernière mise à jour s'il a modifié lui-même son profil. Le Tableau de bord présente les 30 derniers jours : lectures par jour, par carte et par pays. Pour tout l'historique, Compte > Vos données propose les exports Équipe (CSV), Coordonnées des visiteurs (CSV) et « Activité : lectures, appuis et notes (CSV) ». Les lectures sont enregistrées sans aucune donnée personnelle sur les personnes qui ouvrent les cartes.

La date de fin figure dans Compte > Vue d'ensemble (« Prochaine fin de validité ») et sous chaque carte dans « Mes cartes ». Nous vous prévenons par e-mail à partir de trois mois avant, et le bloc « À prolonger » apparaît sur votre Tableau de bord : choisissez 1, 2 ou 3 ans, puis cliquez sur Prolonger, au tarif en vigueur. Rien ne se renouvelle tout seul et rien n'est prélevé sans action de votre part. Sans prolongation, les cartes affichent « Ce lien n'est plus actif » à la date de fin ; les profils et vos données sont conservés 12 mois, et une prolongation pendant cette période réactive tout tel quel.